Jak rozpocząć program ciągłego doskonalenia: 6 prostych kroków w łańcuchu dostaw

Wdrożenie programu ciągłego doskonalenia w Twojej firmie może wydawać się zniechęcającym projektem, ale obiecuję, że korzyści znacznie przewyższają wysiłek.

Małe, stopniowe zmiany mogą przynieść dramatyczne rezultaty.

W sierpniu 2019 roku zmieniliśmy nasz wewnętrzny program ciągłego doskonalenia. Do końca roku:

Ukończono 260 projektów
Wyeliminowano 270 godzin tygodniowych zbędnych i niepotrzebnych zadań (czyli ~ 19 000 godzin rocznie)
Zwiększone zaangażowanie pracowników

Pomimo pandemii COVID-19 Twoja organizacja może nadal osiągnąć poprawę. Do chwili obecnej w 2020 roku zrealizowaliśmy 132 projekty ciągłego doskonalenia, oszczędzając szacunkowo 120 godzin tygodniowo na zadaniach bez wartości dodanej.

Sprawdź nasz panel na żądanie aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących ciągłego doskonalenia ”.

Jeśli chcesz zastosować spójne, ustrukturyzowane podejście, Ty również możesz wdrożyć program ciągłego doskonalenia, który sprawi, że operacje w łańcuchu dostaw będą bardziej wydajne.

Przyjrzyjmy się, czym jest ciągłe doskonalenie, dlaczego warto poświęcić na to czas, i zbadajmy sześć kluczowych faz ciągłego doskonalenia, jak pokazano na przykładzie z życia.

Co to jest ciągłe doskonalenie?

Ciągłe doskonalenie to proaktywne podejście do doskonałej obsługi klienta, które priorytetowo traktuje eliminację marnotrawstwa i opiera się na aktywnym zaangażowaniu pracowników w opracowywanie rozwiązań pojawiających się wyzwań.

Ciągłe doskonalenie obejmuje sześć odrębnych faz które szukają niewielkich ulepszeń w procesach i produktach, mając na celu poprawę jakości i zmniejszenie ilości odpadów.

Dodatkowo proces ten wyróżnia:

jakiś Trwający cykl pozytywnych zmian i zaangażowania pracowników
A Oparty na metrykach proces ciągłego przeglądu i ulepszania wydajności
Stopniową przyrostową strategię doskonalenia

Poniższe podstawowe zasady doskonałości operacyjnej to niewielkie, proste usprawnienia procesów, które mogą zwiększyć wydajność Twojej firmy, niezależnie od wielkości i branży.

Małe zmiany, duże wyniki

Niektóre projekty ciągłego doskonalenia to remonty operacyjne na dużą skalę, ale zdecydowana większość to niewielkie, stopniowe poprawki wdrażane przez członków podstawowego zespołu w każdym dziale, a nie w całej organizacji.

Skuteczny program ciągłego doskonalenia nie opiera się na przywództwie podejmującym duże decyzje strategiczne, ale raczej zachęca pracowników pierwszej linii i menedżerów do wdrażania małych ulepszeń, które kulą śnieżną przyniosą wymierne wyniki.

Drobne poprawki wprowadzane przez pracowników pierwszej linii są podstawą udanego programu ciągłego doskonalenia ”.

Utworzenie podstaw dla ciągłego doskonalenia

Oto kilka kluczowych założeń, o których należy pamiętać podczas konfigurowania programu ciągłego doskonalenia.

Ciekawość i poświęcenie to podstawowe elementy ciągłego doskonalenia.

Pierwszym celem ciągłego doskonalenia jest odkrywanie luk organizacyjnych, które uniemożliwiają osiągnięcie większej produktywności i sukcesu. Ten proces odkrywania wymaga zaangażowania i ciekawości.

Na początku procesu postaw jedno lub dwa proste pytania.

Główne pytanie: jakie bariery powstrzymują nas przed optymalizacją działań w łańcuchu dostaw? Jak możemy wyeliminować nasze marnotrawstwo i nieefektywność?

Konieczne jest przeprowadzenie obiektywnego badania obecnych systemów i procesów.

Opracuj jasne zapytanie dotyczące proponowanej „poprawki”. Ma to kluczowe znaczenie dla skuteczności ciągłego doskonalenia.

Hipoteza: Brakuje nam spójnego, ustrukturyzowanego podejścia do analizy wyzwań i opracowywania rozwiązań.

Jasno określ swój cel i udostępnij go wszystkim zaangażowanym.

Cel: Stwórz kulturę ciągłego doskonalenia, która pomaga dostarczać najlepszy w swojej klasie produkt zarówno klientom wewnętrznym, jak i zewnętrznym.

PARS: Czym one są i dlaczego warto ich używać

Zalecamy skorzystanie z PARS (Oświadczenia dotyczące problemu / działania / wyników), które pomogą Ci jasno skatalogować proces - jakie główne problemy zidentyfikowałeś, jakie działania podjąłeś, aby je rozwiązać i jak wyszedł Twój plan?

PARS przedstawia podsumowanie problemu operacyjnego, jasno definiując:

Problem, przed którym stoisz
Działania podjęte w celu rozwiązania problemu
Wyniki osiągnięte dzięki ciągłemu procesowi doskonalenia

6 faz ciągłego doskonalenia

Oceń obecną sytuację
Zidentyfikuj główny problem
Ustal docelowy cel
Nakreśl strategię
Mierz skuteczność
Świętuj sukces

Teraz, gdy masz już podstawy, przejdźmy do 6 faz ciągłego doskonalenia, patrząc na przykład z życia.

Podsumowanie problemu

Spedytor żywności wydawał rocznie 98 000 USD (87 310 EUR) na dodatkowe transporty, których można było uniknąć, wysyłane przez USDA (Departament Rolnictwa Stanów Zjednoczonych) z powodu złego planowania spotkań w zakładzie.

Oto szczegóły:

Duży krajowy dystrybutor żywności (jeden z zarządzanych spedytorów transportowych Coyote) miał problemy z harmonogramem spotkań poza zakładem w swoich przesyłkach USDA.
Przesyłki te wymagały obecności inspektora USDA na miejscu w zakładzie, gdy kierowca przybył po odbiór, co oznacza staranną koordynację harmonogramu. To się nie działo.
Wystąpiło rozłączenie między dystrybutorem żywności, zakładem, przedstawicielami obsługi klienta i przewoźnikami. Przewoźnicy rutynowo pojawiali się w placówce, gdy na miejscu nie był żaden inspektor USDA, z powodu nieprawidłowo ustawionych terminów odbioru.
Planowanie spotkań jest częstym problemem logistycznym, ale ten mały problem kosztuje dystrybutora żywności 98 000 USD (€87,310) corocznie z powodu dodatkowych transportów.

Taka sytuacja była idealnym kandydatem do projektu ciągłego doskonalenia.

Faza pierwsza: ocena obecnego stanu

Uznanie obecnego stanu operacji ułatwi rozróżnienie punktów bólu, a następnie wdrożenie strategii poprawy.

W tym scenariuszu obserwujemy:

Przewoźnicy mają problemy z planowaniem terminów wysyłki
Między dystrybutorem żywności, zakładem wysyłkowym, zespołem operacyjnym Coyote i przewoźnikami występuje rozłączenie proceduralne
Nieodebrane terminy odbioru są na porządku dziennym
Około 98,000 USD (87,310 EUR) w dodatkowych transportach (tj. Zamówienia na ciężarówki niewykorzystane lub TONU, postoje, zatrzymania itp.)
Mniej niż idealne terminy dostawy

Faza druga: zidentyfikuj główny problem

Problem powinien rozwiązać rozbieżność między tym, gdzie jesteś, a tym, gdzie chcesz być.

To pierwszy krok w procesie PARS.

W tym scenariuszu głównym problemem jest:

Systemowe nieporozumienia skutkujące terminami odbioru ładunków USDA, gdy na miejscu nie byłby żaden inspektor USDA, co prowadziło do tego, że kierowca nie został załadowany.

Faza trzecia: ustalenie celu

Przed opracowaniem solidnej strategii doskonalenia ważne jest, aby ustalić cele docelowe, aby wiedzieć, do czego dążyć i jak mierzyć postępy.

W tym scenariuszu nasze cele to:

Wyeliminuj akcesoria, których można uniknąć
Usprawnij komunikację między wszystkimi stronami zaangażowanymi w przesyłki USDA dystrybutora żywności
Koordynuj harmonogramy wszystkich zaangażowanych stron
Popraw wydajność operacyjną
Zwiększ wydajność odbioru na czas

Faza czwarta: Mapa strategii

Włączenie członków zespołu do procesu mapowania strategii jest niezwykle ważne, ponieważ zwiększa wpisowe i podnosi morale.

Regularnie sprawdzamy podstawowe wskaźniki iw tym przypadku zauważyliśmy zwiększone wydatki na akcesoria związane z tymi przesyłkami. Aby zbadać przyczynę tego, podjęliśmy następujące działania.

Oto spojrzenie na nasze podejście:

Wykorzystano Diagram rybiej ości / Ishikawy wewnętrznie, aby każdy członek zespołu mógł wnieść swoje pomysły i opracować spójną strategię (tj. określić główne zaangażowane strony, zaproponować rozwiązania, odnotować korzyści i wyzwania związane z osiągnięciem rozwiązania)
Prowadzono cotygodniowe spotkania dla członków zespołu w celu dzielenia się spostrzeżeniami i burzy mózgów

Faza piąta: mierzenie skuteczności

Aby ocenić skuteczność swoich ulepszeń, ważne jest, aby przeanalizować skuteczność swoich działań w odniesieniu do celów docelowych.

Powinieneś śledzić projekty i mierzyć ulepszenia w ujęciu miesięcznym, kwartalnym i rocznym , aby maksymalizować wpływ procesu ciągłego doskonalenia.

Analiza podjętych działań jest drugim krokiem w procesie PARS.

W tym scenariuszu nasz zespół operacyjny podjął następujące działania:

Skoordynowaliśmy rozmowę telefoniczną z naszym kontaktem w firmie zajmującej się dystrybucją żywności, aby porozmawiać o zaobserwowanych wzorcach i problemach
Podjęliśmy rozmowy z przewoźnikami i placówką i zauważyliśmy, że pojawiły się problemy, ponieważ nie mogliśmy połączyć się z inspektorem USDA na miejscu
Poprosiliśmy o inny czas odbioru z obiektu, co spowodowało przesunięcie naszego miejsca odbioru na bardziej przyjemny czas, aby zmniejszyć brakujące punkty odbioru i dodatkowe transporty

Faza szósta: świętuj sukces

Świętowanie sukcesu nowych procedur i strategii jest istotną fazą procesu ciągłego doskonalenia.

Jest to również okazja do wzmocnienia organizacji przy jednoczesnym promowaniu kultury zespołowej złożonej z osób zaangażowanych w ciągłe doskonalenie.

Rejestrowanie i raportowanie wyników to trzeci etap procesu PARS.

Oto niektóre wyniki, które osiągnęliśmy w tym scenariuszu:

Oszczędności dla dystrybutora żywności około 85 000 USD (75 650 EUR) rocznie
Zmniejszono miesięczne wydatki na akcesoria dla zamówień USDA do 84,81%
Wyeliminowano 4 godziny tygodniowo na niepotrzebną wymianę e-maili, wcześniej poświęconą rozwiązywaniu problemów z dostawą w dniu dostawy
Znacząco zmniejszyła się liczba wiadomości e-mail dla zespołu operacyjnego Coyote, klienta i przewoźników
Zmniejszono liczbę żądań akcesoriów USDA związanych z tym, że produkt nie był gotowy, gdy był nieprawidłowo zaplanowany w przeszłości

Jak świętować sukces

Aby świętować sukces, nasz zespół regularnie:

Rozsyła wiadomości e-mail dotyczące całego działu (miesięczne, kwartalne i roczne) w celu wyróżnienia zespołów operacyjnych z największą średnią liczbą projektów na przedstawiciela
Rozpoznaje osoby, które konceptualizowały i zarządzały największą liczbą projektów
Daje przedstawicielom możliwość przedstawienia swoich projektów kierownictwu wyższego szczebla w celu uzyskania opinii
Umożliwia zwycięzcom comiesięcznych zespołów prezentowanie PARS dla ich projektu
Daje kwartalnemu zwycięzcy zespołu jednorazowy bonus zespołowy
Zapewnia corocznemu zwycięzcy zespołu obiad zespołowy
Przyznaje corocznemu zwycięzcy indywidualnemu jednorazową premię roczną

Tworzenie kultury ciągłego doskonalenia

Dla nas najważniejszą częścią procesu ciągłego doskonalenia, z punktu widzenia przywództwa, jest umożliwienie jednostkom samodzielnego podejmowania decyzji i poprawiania nieefektywności.

Każdy w naszej organizacji ma możliwość sugerowania i wdrażania zmian, a to wpływa na całą naszą kulturę.

Nowi przedstawiciele są wprowadzani w celu ciągłego doskonalenia procesu wdrażania, a każdy członek zespołu bierze udział w cotygodniowych spotkaniach poświęconych ciągłemu doskonaleniu.

Ciągłe doskonalenie jest częścią naszej kultury: wszyscy w naszej organizacji są odpowiedzialni za sugerowanie i wdrażanie zmian.

Ilościowe wyniki nawet najbardziej podstawowych ulepszeń pozwalają członkom zespołu śledzić ich sukces i zobaczyć, w jaki sposób ich projekty stopniowego doskonalenia prowadzą do wpływowych i trwałych zmian.

Wewnętrznie jest to o wiele łatwiejsze do uzyskania poparcia wśród członków naszego zespołu, ponieważ są podekscytowani wynikami swojej idei i wdrożenia.
Na zewnątrz nasi klienci są w stanie dostrzec wyraźną wartość, jaką im zapewniamy, dzięki naszemu zaangażowaniu w oszczędność kosztów w całym procesie ciągłego doskonalenia.

Zaangażowanie jest kluczem do sukcesu

Tworzenie kultury ciągłego doskonalenia w Twojej organizacji wymaga zaangażowania, ale jest to możliwe, a wyniki są tego warte.

I pamiętaj, że proces ciągłego doskonalenia polega właśnie na tym: doskonaleniu, które ma charakter ciągły. Eksplozja szybkich zwycięstw, choć ekscytująca, nie jest przekonującym powodem do porzucenia struktury.

Możesz doświadczyć tych samych dynamicznych wyników przy minimalnej liczbie dodatkowych programów, usług lub liczbie pracowników.

Wszystko zaczyna się od ciekawości, jasnych celów i zaangażowania w śledzenie postępów.

Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu programu ciągłego doskonalenia w swoim łańcuchu dostaw? Coyote może pomóc. Porozmawiaj ze specjalistą ds. Zarządzania łańcuchem dostaw , aby rozpocząć.

Powrót do zakładki Zasoby