Wat is een TMS? Een beginnershandleiding voor transportbeheersystemen

Verladers, ongeacht hun grootte, moeten hun toeleveringsketen in de gaten houden. Zonder een duidelijk, geconsolideerd beeld is het onmogelijk om te zien wat goed werkt en waar ze slechte prestaties moeten aanpakken.

De meest effectieve (en gebruikelijke) manier waarop verladers cruciale gegevens verzamelen en inzicht in het netwerk krijgen, is door een transportbeheersysteem te gebruiken, ook wel een TMS genoemd.

In dit bericht bespreken we alle basisprincipes van deze kernlogistiek en transporttechnologie, inclusief het verschil tussen een TMS en WMS, de kernfuncties van een TMS en hoe u de juiste kiest voor uw bedrijf.

Wat is een transportbeheersysteem (TMS)?

Een TMS is een digitale tool (of softwareprogramma) dat bedrijven gebruiken om hun logistieke en transportfuncties effectief te beheren.

Een TMS centraliseert en organiseert transportgegevens, waardoor bedrijven:

• Plan en voorspel netwerkbehoeften
• Optimaliseer routes
• Beheer vervoerders
• Zendingen uitvoeren en volgen
• Automatiseer processen (zoals het boeken van ladingen en aanbesteding)
• Behandel betaling en afwikkeling
• Rapporteren over netwerk-KPI's.

Een effectief TMS biedt verladers inzicht in zowel hun dagelijkse activiteiten als een vogelvlucht van hun algehele netwerkprestaties.

Wat is het verschil tussen een TMS en een WMS?

Een Warehouse Management Systeem (WMS) is een andere veelgebruikte digitale tool (of softwareprogramma) waarmee verladers hun voorraad kunnen beheren, magazijn- en distributiecentrumactiviteiten kunnen organiseren en orderafhandeling kunnen beheren.

Terwijl een WMS zich bezighoudt met de controle van vracht terwijl het zich ter plaatse bij de verzender bevindt, behandelt een TMS de verplaatsing van vracht van en naar hun faciliteiten.

Sommige bedrijven gebruiken een WMS om transport te beheren en andere gebruiken een TMS om hun magazijn te beheren, maar vaak zijn het unieke systemen.

Zowel een TMS als een WMS zijn doorgaans geïntegreerd met een bedrijf Enterprise Resource Planning (ERP)​Een ERP is een softwaresysteem waarmee verladers al hun dagelijkse bedrijfsactiviteiten vanaf één platform kunnen beheren.

Deze software-integratie (vaak gedaan via API-connectiviteit) maakt het voor verladers gemakkelijker om elk aspect van hun toeleveringsketen te volgen, een uitgebreide operationele strategie te ontwikkelen en gemeten verbeteringen in hun bedrijf aan te brengen.

Belangrijkste functies en voordelen van een TMS

Een TMS verwerkt functies gedurende de volledige levenscyclus van een lading, waaronder:

• Ladingsplanning (routeoptimalisatie, modale conversies, vervoerdersbeheer)
• Ladinguitvoering (boeking, aanbesteding)
• Vrachttracering (statusupdates)
• Betaling (afrekening, controle, facturering)
• Rapportage (KPI-tracking, analyse)

Laten we enkele van de kernfunctionaliteiten en voordelen van een TMS eens nader bekijken.

Planning laden

Met een TMS kunnen verladers eenvoudig tarieven vinden, routes plannen en vervoerders selecteren.

Voordeel: Omdat een TMS gebruikmaakt van complexe algoritmen om elke verzending te optimaliseren, besparen verladers niet alleen tijd aan de voorkant, maar besparen ze ook tijd en geld tijdens het hele verzendproces.

Uitvoering laden

Een TMS automatiseert het aanbestedingsproces voor vracht door gebruik te maken van de routegids van de verzender om ladingen digitaal tegen het vooraf bepaalde tarief aan de juiste vervoerder aan te bieden.

Voordeel: In plaats van verladers handmatig de capaciteit, tariefacceptatie en prestaties van vervoerders te meten voordat vervoerders worden verzonden, filtert een TMS door een enorme hoeveelheid gegevens en versnelt het het boeken en aanbesteden van vracht.

Vrachttracering

Een TMS verzamelt en consolideert gedetailleerde trackinginformatie en registreert de verplaatsing van een zending gedurende de volledige levenscyclus van een lading - van magazijn tot eindbestemming.

Voordeel: Hierdoor kunnen verladers niet alleen realtime updates over hun vracht ontvangen, maar kunnen ze ook de prestaties van de vervoerder volgen en meten.

Betaling

Met een TMS kunnen bedrijven automatisch elke factuur van elke vervoerder controleren en gemakkelijk vervoerders betalen.

Voordeel: Als het om financiën gaat, vereenvoudigt en stroomlijnt een TMS het betalingsproces voor zowel verladers als vervoerders door toegang te bieden tot vrachtaudits, facturen, betalingen en kostenprestatieanalyses.

Bruikbare rapportage

Een TMS biedt diepgaande rapportage over de netwerken en faciliteiten van verladers en biedt prestatie-inzichten om te helpen bij toekomstige planning.

Voordeel: Na het bewaken en beoordelen van de brede gegevens die door TMS-rapportage worden geleverd, kunnen verladers strategieën voor continue verbetering ontwikkelen om onnodige kosten te verminderen, serviceniveaus te verbeteren (dwz op tijd ophalen en afleveren) en algemene kostenbesparingen te analyseren.

"Een TMS kan verladers helpen over te stappen naar een gunstiger en voorspelbaardere omgeving als het gaat om volume, uitgaven en service." - Jack Gerstner, Coyote VP of CTM Operations

Waarom u in een TMS moet investeren

Hoewel het implementeren en onderhouden van een TMS een investering vereist, zowel financiële als personele middelen, is het hebben van een TMS voor de meeste bedrijven geen luxe - het is een noodzaak.

Robuuste digitale oplossingen zijn een essentieel onderdeel van de algehele supply chain-strategie van bijna elke verlader.

Volgens onze originele onderzoeksstudie, Technology + Humanity, dit geldt niet alleen voor grotere verladers (waarvan de 98% een TMS hebben), 89% van kleine verladers gebruiken er ook een.

Een TMS is een essentieel stukje technologie voor bijna elke verlader:

• 98% van grote bedrijven gebruiken een TMS
• 83% van kleine bedrijven gebruiken een TMS

Het juiste TMS kiezen voor uw bedrijf

Verladers hebben toegang tot verschillende TMS-opties. De sleutel tot het kiezen van het juiste TMS is er een te kiezen die past bij het complexiteitsniveau van uw netwerk.

Kleinere bedrijven

Als u een kleiner bedrijf bent en een paar ladingen per week verplaatst, is een TMS misschien overdreven en kunt u uw toeleveringsketen met succes beheren met spreadsheets en e-mails.

Veel kleinere verladers maken gebruik van de technologieplatforms van hun leveranciers. Kleinere verladers kunnen ook op zoek gaan naar kant-en-klare oplossingen waarvoor weinig installatie nodig is met eenvoudige, budgetvriendelijke betalingsstructuren per maand of per lading.

Grotere bedrijven

Naarmate u uw netwerkcomplexiteit begint te verhogen (meerdere ladingen per week, grotere koeriers, meerdere modi, meerdere verzendfaciliteiten), wilt u waarschijnlijk investeren in een uitgebreid TMS om uw processen te automatiseren en een gecentraliseerd overzicht van uw activiteiten te bieden.

Overweeg een cloudgebaseerd TMS

Ongeacht naar welk TMS u op zoek bent, het is belangrijk om erachter te komen of de technologie cloudgebaseerd of on-site is.

Ter plekke systemen worden fysiek geïnstalleerd bij de verzender en moeten handmatig op lokale computers worden geladen door een TMS-provider.

Deze systemen zijn arbeidsintensiever om te implementeren en minder geschikt voor toegang op afstand, en worden daarom steeds minder populair bij verladers.

Cloud-gebaseerd systemen komen het meest voor, omdat ze eenvoudiger te implementeren zijn, minder onderhoud vergen, op afstand toegankelijk zijn voor medewerkers en over het algemeen kosteneffectiever zijn.

Omdat cloudgebaseerde systemen vanaf elke locatie toegankelijk zijn, is dit type TMS een betrouwbaardere oplossing, vooral omdat externe medewerkers steeds vaker voorkomen.

Coyote Transportation Management (CTM) biedt bijvoorbeeld een cloudgebaseerd TMS, waardoor zowel verladers als hun toegewijde CTM-operatieteams hun netwerk thuis, onderweg of op kantoor kunnen bekijken en uitvoeren.

Meer hulp nodig? Overweeg een uitbestede oplossing

Naast het bieden van een digitale oplossing, bieden veel TMS-providers uitbestede transportbeheerdiensten (ook bekend als beheerde TMS-oplossingen).

Managed TMS-oplossingen omvatten doorgaans:

• Toegewijd ondersteuningsteam
• KPI's maken, bewaken en rapporteren
• RFP-beheer
• Implementaties voor continue verbetering
• Netwerkoptimalisatie
• Strategieën voor prognoses en kostenreductie

Verladers kiezen ervoor om hun transportbeheer uit te besteden vanwege een gebrek aan interne supply chain-expertise of omdat het moeilijk is om supply chain-talent te werven.

Verladers hebben doorgaans een klein intern team dat nauw samenwerkt met een toegewijd team van de TMS-provider.

Het TMS-team zorgt voor de dagelijkse activiteiten, het beheer van de transporteur en de netwerkanalyse, terwijl het team van de verlader zich zal concentreren op de strategie van het grote geheel.

Outsourcing is een geweldige optie voor verladers die hun flexibiliteit willen vergroten, snel willen opschalen en / of meer middelen willen vrijmaken om zich op hun kernactiviteiten te concentreren.

Host een RFP om uw TMS-opties te vergelijken

De beste manier om erachter te komen welke TMS-provider het beste bij uw bedrijf past, is door wat onderzoek te doen en vervolgens een RFP (Request for Proposal) te hosten.

Een TMS is een grote investering, zowel financieel als operationeel, dus het is belangrijk om goed na te denken over uw mogelijkheden.

Overweeg de volgende vragen wanneer u aanbieders voor een RFP gaat onderzoeken:

• Hoe complex is uw transportnetwerk?
• Hoeveel ladingen moet u dagelijks / wekelijks / maandelijks verplaatsen?
• Welke netwerkkloven probeer je op te lossen?
• Welk type gegevens en rapportagefuncties zijn het belangrijkst voor u?
• Bent u uitgerust om uw eigen netwerkgegevens te interpreteren en een plan te maken om operationele verbeteringen aan te pakken?

Hoe lang duurt het om een TMS te implementeren?

Het implementeren van een TMS kan tussen de 1-2 maanden (voor kleinere verladers) en 3-6 maanden (voor een grote onderneming) duren.

Dit tijdsbestek omvat alles tussen de eerste startbijeenkomst en het volledig functioneel systeem.

Uiteindelijk hangt het af van uw niveau van netwerkcomplexiteit en met hoeveel andere systemen het TMS moet worden geïntegreerd.

Een goede TMS-provider werkt nauw samen met uw team tijdens het implementatieproces en helpt uw team op weg te helpen.

TMS-implementatie duurt meestal 1-2 maanden voor kleinere verladers en 3-6 maanden voor grotere, complexere netwerken.

TMS: uw sleutel tot een strategische verlader

Omdat technologie een steeds grotere rol gaat spelen in de supply chain-industrie, is een TMS een essentieel hulpmiddel voor bijna elke verlader.

Of u nu een robuust bedrijfssysteem implementeert in meerdere bedrijfseenheden of een gratis, cloudgebaseerd systeem gebruikt, een TMS helpt u:

• Krijg een duidelijk beeld van uw netwerk
• Neem betere beslissingen
• Automatiseer handmatige processen
• Verlaag uw transportkosten

Zie hoe Coyote Transportation Management CSM Bakery Solutions, een internationale leider in de bakkerij-industrie, heeft geholpen  meer transparantie bereiken over hun inkomende Europese vracht.