Programma voor continue verbetering: 6 eenvoudige stappen voor uw supply chain

Het implementeren van een continu verbeteringsprogramma in uw bedrijf kan een ontmoedigend project lijken, maar ik beloof u dat de voordelen opwegen tegen de moeite.

Kleine, stapsgewijze veranderingen kunnen enorme resultaten opleveren.

In augustus 2019 hebben we ons interne programma voor continue verbetering vernieuwd. Aan het einde van het jaar:

waren 260 projecten voltooid
was 270 uur per week aan overbodige en onnodige taken geschrapt (dat is circa 19.000 uur per jaar)
was de betrokkenheid van medewerkers vergroot

Ondanks de COVID-19- pandemie kan uw organisatie nog verbeteringen realiseren. In 2020 hebben we tot nu toe 132 projecten voor continue verbetering voltooid, waardoor we naar schatting 120 uur per week besparen op taken die geen waarde toevoegen.

Bekijk ons on-demand panel voor meer tips voor continue verbetering."

Als u bereid bent om een consistente, gestructureerde aanpak te volgen, kunt ook u een programma voor continue verbetering implementeren om uw supply chain-activiteiten efficiënter te maken.

Laten we eens kijken wat continue verbetering is, waarom het uw tijd waard is, en de zes belangrijkste fasen van continue verbetering verkennen, zoals in dit praktijkvoorbeeld.

Wat is continue verbetering?

Voortdurende verbetering is een proactieve benadering van superieure klantenservice die prioriteit geeft aan het elimineren van verspilling en afhankelijk is van actieve betrokkenheid van de medewerkers om oplossingen te ontwikkelen voor uitdagingen wanneer deze zich voordoen.

Voortdurende of continue verbetering omvat zes verschillende fasen die kleine verbeteringen in processen en producten nastreven, met als doel de kwaliteit te verhogen en verspilling te verminderen.

Bovendien onderscheidt dit proces zich door:

Een voortdurende cyclus van positieve verandering en betrokkenheid van medewerkers
Een metrics-gestuurd proces om de prestaties voortdurend te beoordelen en te verbeteren
Een strategie voor stap-voor-stap verbeteren

De volgende basisprincipes van operational excellence zijn kleine, eenvoudige procesverbeteringen die uw bedrijf efficiënter kunnen maken, ongeacht de omvang of branche.

Kleine veranderingen, grote resultaten

Sommige projecten voor continue verbetering zijn grootschalige operationele revisies, maar de overgrote meerderheid zijn kleine, incrementele aanpassingen die door kernteamleden binnen elke afdeling worden geïmplementeerd, in plaats van door de hele organisatie.

Een succesvol programma voor continue verbetering is niet afhankelijk van leiderschap bij het nemen van grote strategische beslissingen, maar schakelt eerder eerstelijnsmedewerkers en managers in om kleine verbeteringen door te voeren die sneeuwballen in meetbare resultaten.

Kleine aanpassingen aangestuurd door eerstelijnsmedewerkers vormen de basis van een succesvol programma voor continue verbetering. "

De basis leggen voor continue verbetering

Hier zijn een paar belangrijke uitgangspunten waarmee u rekening moet houden bij het opzetten van uw programma voor continue verbetering.

Nieuwsgierigheid en toewijding zijn fundamentele elementen van continue verbetering.

Het eerste doel van continue verbetering is het ontdekken van hiaten in de organisatie waardoor u geen grotere productiviteit en succes kunt behalen. Dit ontdekkingsproces vereist inzet en nieuwsgierigheid.

Stel aan het begin van uw proces een paar simpele vragen.

Centrale vraag/vragen: welke belemmeringen weerhouden ons om onze supply chain-activiteiten te optimaliseren? Hoe kunnen we onze verspilling en inefficiënties elimineren?

Objectief onderzoek doen naar uw huidige systemen en processen is absoluut noodzakelijk.

Ontwikkel een duidelijke vraag die betrekking heeft op uw voorgestelde 'oplossing'. Dit is van cruciaal belang voor de effectiviteit van continue verbetering.

Hypothese: het ontbreekt ons aan een consistente, gestructureerde benadering om uitdagingen te analyseren en oplossingen te ontwikkelen.

Geef duidelijk uw doel aan en deel het breed met alle betrokkenen.

Doel: een cultuur van voortdurende verbetering creëren die helpt om een best-in-class product te leveren voor zowel interne als externe klanten.

PARS: wat zijn ze en waarom zou je ze moeten gebruiken?

We raden u aan PARS (Problem / Action / Results Statements) te gebruiken om u te helpen uw proces duidelijk te catalogiseren - welke kernproblemen heeft u geïdentificeerd, welke acties heeft u ondernomen om ze op te lossen en hoe is uw plan verlopen?

PARS geeft een samenvatting van uw operationele probleem door duidelijk het volgende te definiëren:

Probleem waarmee u wordt geconfronteerd
Maatregelen die zijn genomen om het probleem aan te pakken
Resultaten behaald door uw continue verbeteringsproces

De 6 fasen van continue verbetering

Beoordeel de huidige situatie
Identificeer het belangrijkste probleem
Stel een streefdoel vast
Stippel een strategie uit
Meet de effectiviteit
Vier succes

Nu u de basis onder de knie heeft, gaan we de 6 fasen van continue verbetering bekijken door een praktijkvoorbeeld te doorlopen.

Samenvatting van het probleem

Een voedseltransporteur gaf jaarlijks $98.000 (€ 87.310) uit aan vermijdbare accessorials voor zendingen van USDA (United States Department of Agriculture) vanwege een slechte afspraakplanning bij een faciliteit.

Hier zijn de details:

Een grote nationale voedseldistributeur (een van Coyotes beheerde transport- verladers) had problemen met het plannen van afspraken vanuit een faciliteit op hun USDA-zendingen.
Voor deze zendingen moest een USDA-inspecteur ter plaatse zijn op het moment dat de chauffeur arriveerde om te worden opgehaald, wat een zorgvuldige coördinatie van de planning betekent. Dit gebeurde niet.
Er ging iets mis tussen de voedseldistributeur, de faciliteit, de vertegenwoordigers van de klantenservice en de vervoerders. Vervoerders kwamen routinematig naar de faciliteit als er geen USDA-inspecteur ter plaatse was, vanwege onjuist ingestelde ophaalafspraken.
Het plannen van afspraken is een veelvoorkomend logistiek probleem, maar dit kleine probleem kostte de voedseldistributeur $98.000 (€87,310) jaarlijks in accessorials.

Deze situatie was perfect voor een continu verbeterproject.

Fase één: beoordeel de huidige staat

Door de huidige staat van uw operatie te erkennen wordt het gemakkelijker om de pijnpunten te onderscheiden en vervolgens verbeteringsstrategieën te implementeren.

In dit scenario zien we:

Vervoerders hebben problemen met het plannen van verzendafspraken
Er is een procedurele onderbreking tussen de voedseldistributeur, de transportfaciliteit, het operationele team van Coyote en de vervoerders
Ophaalafspraken werden regelmatig gemist
Ongeveer $98.000 (€ 87.310) in accessorials (dwz Truck Orders Not Used, of TONU's, layovers, detentie, etc.)
Minder dan ideale bezorgafspraken

Fase twee: identificeer het belangrijkste probleem

Het probleem moet de discrepantie aanpakken tussen waar je bent en waar je wilt zijn.

Dit is de eerste stap in het PARS-proces.

In dit scenario is het grootste probleem:

Systemische miscommunicatie resulterend in ophaalafspraken voor USDA-ladingen wanneer er geen USDA-inspecteur ter plaatse zou zijn, waardoor de chauffeur niet kon laden.

Fase drie: stel het streefdoel vast

Voordat u een solide verbeterstrategie uitstippelt, is het belangrijk om uw streefdoel (en) vast te stellen, zodat u weet waar u naartoe moet werken en hoe u de voortgang kunt meten.

In dit scenario zijn onze doelen om:

Vermijdbare accessorials elimineren
Communicatie tussen alle betrokken partijen bij de USDA-zendingen van de voedseldistributeur stroomlijnen
Planningen van alle betrokken partijen coördineren
Operationele efficiëntie verbeteren
Beter op tijd afhalen

Fase vier: strategie in kaart brengen

Het betrekken van teamleden bij het proces van het in kaart brengen van strategieën is ongelooflijk belangrijk, omdat het de buy-in verhoogt en het moreel verhoogt.

We controleren regelmatig de kernstatistieken en merkten in dit geval meer extra uitgaven op voor deze zendingen. Om de oorzaak hiervan te achterhalen, hebben we de volgende acties ondernomen.

Hier is een blik op onze aanpak:

Gebruikt het Fishbone/Ishikawa-diagram intern, zodat elk teamlid zijn of haar ideeën kan inbrengen en een samenhangende strategie kan ontwikkelen (dwz de betrokken kernpartijen bepalen, oplossingen voorstellen, de voordelen en uitdagingen noteren om tot een oplossing te komen)
Wekelijkse bijeenkomsten gehouden voor teamleden om hun observaties te delen en te brainstormen over oplossingen

Fase vijf: effectiviteit meten

Om de effectiviteit van uw verbeteringen te meten is het belangrijk om de effectiviteit van uw acties te analyseren in relatie tot uw beoogde doelen.

U moet projecten volgen en verbeteringen meten op maand-, kwartaal- en jaarbasis om de impact van het continue verbeteringsproces te maximaliseren.

Het analyseren van ondernomen acties is de tweede stap in het PARS-proces.

In dit scenario heeft ons operationele team de volgende acties ondernomen:

Een telefoongesprek met onze contactpersoon bij het voedseldistributiebedrijf gecoördineerd om te praten over de patronen die we opmerkten en de problemen die we zagen
Gesproken met vervoerders en de faciliteit en opgemerkt dat er problemen waren omdat ze geen verbinding konden maken met een USDA-inspecteur ter plaatse
Een andere ophaaltijd aangevraagd bij de faciliteit, waardoor onze ophaallocatie naar een aangenamere tijd is verschoven om gemiste ophalingen en accessoires te verminderen

Fase zes: vier succes

Het succes van uw nieuwe procedures en strategieën vieren is een belangrijke fase van het continue verbeteringsproces.

Dit is ook een kans om uw organisatie te versterken en tegelijkertijd een teamgerichte cultuur te bevorderen die bestaat uit individuen die zich inzetten voor voortdurende verbetering.

Het vastleggen en rapporteren van uw resultaten is de derde stap van het PARS-proces.

Hier zijn enkele van de resultaten die we in dit scenario hebben bereikt:

Bespaarde de voedseldistributeur ongeveer $85.000 (€ 75.650) per jaar
De maandelijkse uitgaven voor aanvullende uitgaven voor USDA-bestellingen zijn verlaagd tot 84.81%
4 uur per week geëlimineerd aan onnodige e-mailuitwisseling, voorheen gewijd aan het oplossen van problemen met de bezorging op de dag
Aanzienlijk verminderd e-mailvolume voor het operationele team van Coyote, de klant en de vervoerders
Afname van USDA-aanvullende verzoeken met betrekking tot het niet gereed zijn van het product wanneer het in het verleden onjuist was gepland

Hoe u succes kunt vieren

Binnen ons team wordt succes regelmatig gevierd:

Met e-mails (maandelijks, driemaandelijks en jaarlijks) naar hele afdeling om operationele teams met het hoogste gemiddelde aantal projecten per contactpersoon te bedanken
Door het bedanken van ersonen die het grootste aantal projecten hebben geconceptualiseerd en beheerd
Door contactpersonen de mogelijkheid te geven om hun projecten voor feedback aan senior management te presenteren
Maandelijkse teamwinnaars die de PARS voor hun project presenteren
Driemaandelijkse teamwinnaars krijgen eenmalige teambonus
Teamdiner voor jaarlijkse teamwinnaar
Jaarlijkse individuele winnaar krijgt eenmalige jaarlijkse bonus

Een cultuur van voortdurende verbetering creëren

Voor ons is het belangrijkste onderdeel van het continue verbeteringsproces, vanuit het standpunt van leiderschap, om individuen in staat te stellen zelf beslissingen te nemen en inefficiënties te verbeteren.

Iedereen in onze organisatie heeft de mogelijkheid om veranderingen voor te stellen en door te voeren, en dat heeft invloed op onze hele cultuur.

Nieuwe vertegenwoordigers maken kennis met voortdurende verbetering van hun onboarding, en elk teamlid neemt deel aan wekelijkse whiteboardvergaderingen voor afdelingen die zijn gewijd aan voortdurende verbeteringsinspanningen.

Continu verbeteren maakt deel uit van onze cultuur: iedereen in onze organisatie is verantwoordelijk voor het voorstellen en implementeren van veranderingen.

De kwantitatieve resultaten van zelfs de meest elementaire verbeteringen stellen teamleden in staat hun succes te volgen en te zien hoe hun incrementele verbeteringsprojecten een impactvolle en blijvende verandering opleveren.

Intern maakt dit het een stuk gemakkelijker om buy-in onder onze teamleden te verzekeren, omdat ze enthousiast zijn over de resultaten van hun ideeën en implementatie.
Extern kunnen onze klanten de duidelijke waarde zien die we hen bieden vanwege onze toewijding aan kostenbesparingen tijdens het continue verbeteringsproces.

Toewijding is de sleutel tot succes

Het creëren van een cultuur van continue verbetering binnen uw organisatie vereist toewijding, maar het is mogelijk en de resultaten zijn het waard.

En vergeet niet dat het continue verbeteringsproces daar juist van afhangt: verbetering die continu van aard is. Een explosie van quick wins, hoewel opwindend, is geen dwingende reden om de structuur te verlaten.

U kunt dezelfde dynamische resultaten ervaren, met minimale tot geen extra programma's, services of personeelsbestand.

Het begint allemaal met nieuwsgierigheid, duidelijke doelen en de toewijding om je vorderingen te zien.

Hulp nodig bij het implementeren van een continu verbeteringsprogramma in uw supply chain? Coyote kan helpen. Praat met een managed supply chain-specialist om te beginnen.

Terug naar Informatie