Qu'est-ce qu'un TMS? Un guide du débutant sur les systèmes de gestion des transports

Les expéditeurs, quelle que soit leur taille, doivent garder un œil sur leur chaîne d'approvisionnement. Sans une vue claire et consolidée, il est impossible de voir ce qui fonctionne bien et où ils doivent remédier aux mauvaises performances.

Le moyen le plus efficace (et le plus courant) pour les expéditeurs de collecter des données cruciales et de gagner en visibilité sur le réseau consiste à utiliser un système de gestion du transport, communément appelé TMS.

Dans cet article, nous aborderons toutes les bases de cette technologie de base de la logistique et du transport, y compris la différence entre un TMS et un WMS, les fonctions de base d'un TMS et comment choisir le bon pour votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des transports (TMS)?

Un TMS est un outil (ou logiciel) numérique que les entreprises utilisent pour gérer efficacement leurs fonctions de logistique et de transport.

Un TMS centralise et organise les données de transport, permettant aux entreprises de:

• Planifier et prévoir les besoins du réseau
• Optimiser les itinéraires
• Gérer les transporteurs
• Exécuter et suivre les envois
• Automatisez les processus (comme la réservation de charge et les appels d'offres)
• Gérer le paiement et le règlement
• Rapport sur les KPI du réseau.

Un TMS efficace offre aux expéditeurs une visibilité sur leurs activités quotidiennes et une vue d'ensemble de la performance globale de leur réseau.

Quelle est la différence entre un TMS et un WMS?

Un processus Système de gestion d'entrepôt (WMS) est un autre outil numérique (ou logiciel) courant qui aide les expéditeurs à contrôler leur inventaire, à organiser les opérations de l'entrepôt et du centre de distribution et à gérer l'exécution des commandes.

Alors qu'un WMS s'occupe du contrôle du fret pendant qu'il se trouve sur le site de l'expéditeur, un TMS s'occupe du mouvement du fret vers et depuis leurs installations.

Certaines entreprises utilisent un WMS pour gérer le transport, d'autres utilisent un TMS pour gérer leur entrepôt, mais il s'agit souvent de systèmes uniques.

Un TMS et un WMS sont généralement intégrés à une entreprise Planification des ressources d'entreprise (ERP). Un ERP est un système logiciel qui permet aux expéditeurs de gérer l'ensemble de leurs opérations commerciales quotidiennes à partir d'une seule plateforme.

Cette intégration logicielle (souvent effectuée via la connectivité API) permet aux expéditeurs de surveiller plus facilement tous les aspects de leur chaîne d'approvisionnement, de développer une stratégie opérationnelle complète et d'apporter des améliorations mesurées à leur entreprise.

Fonctions et avantages clés d'un TMS

Un TMS gère les fonctions tout au long du cycle de vie d'une charge, notamment:

• Planification de la charge (optimisation des itinéraires, conversions modales, gestion des transporteurs)
• Exécution de charge (réservation, appel d'offres)
• Suivi du fret (mises à jour de statut)
• Paiement (règlement, audit, facturation)
• Reporting (suivi des KPI, analyse)

Examinons de plus près certaines des fonctionnalités et avantages de base d'un TMS.

Planification de la charge

Avec un TMS, les expéditeurs peuvent facilement trouver des tarifs, planifier des itinéraires et sélectionner des transporteurs.

Avantage: Étant donné qu'un TMS utilise des algorithmes complexes pour optimiser chaque expédition, les expéditeurs gagnent non seulement du temps sur le front-end, mais ils économisent également du temps et de l'argent tout au long du processus d'expédition.

Exécution de charge

Un TMS automatise le processus d'appel d'offres de fret, en utilisant le guide d'acheminement de l'expéditeur pour soumissionner numériquement les charges au transporteur approprié au taux prédéterminé.

Avantage: Plutôt que de mesurer manuellement la capacité du transporteur, l'acceptation des tarifs et les performances avant d'expédier les transporteurs, un TMS filtre une grande quantité de données et accélère la réservation et l'appel d'offres de fret.

Suivi du fret

Un TMS rassemble et consolide des informations de suivi détaillées et enregistre le mouvement d'un envoi tout au long du cycle de vie d'un chargement - de l'entrepôt à la destination finale.

Avantage: Cela permet non seulement aux expéditeurs d'obtenir des mises à jour en temps réel sur leur fret, mais aussi de suivre et de mesurer les performances des transporteurs.

Paiement

Un TMS permet aux entreprises de vérifier automatiquement chaque facture de transporteur et de payer facilement les transporteurs.

Avantage: En ce qui concerne les finances, un TMS simplifie et rationalise le processus de paiement pour les expéditeurs et les transporteurs en donnant accès aux audits de fret, aux factures, aux paiements et à l'analyse de la performance des coûts.

Rapports exploitables

Un TMS fournit des rapports détaillés sur les réseaux et les installations des expéditeurs et offre des informations sur les performances pour aider à la planification future.

Avantage: Après avoir surveillé et évalué les données générales fournies par les rapports TMS, les expéditeurs peuvent développer des stratégies d'amélioration continue pour réduire les dépenses inutiles, améliorer les niveaux de service (c.-à-d. Ramassage et livraison à temps) et analyser les économies de coûts globales.

"Un TMS peut aider les expéditeurs à faire la transition vers un environnement plus favorable et prévisible en ce qui concerne le volume, les dépenses et le service." - Jack Gerstner, vice-président Coyote des opérations CTM

Pourquoi investir dans un TMS

Alors que la mise en œuvre et la maintenance d'un TMS nécessitent un investissement, à la fois en ressources financières et humaines, avoir un TMS n'est pas un luxe pour la plupart des entreprises, c'est une nécessité.

Des solutions numériques robustes sont un élément essentiel de la stratégie globale de chaîne d'approvisionnement de presque tous les expéditeurs.

Selon nos étude de recherche originale, Technologie + Humanité, cela n'est pas seulement vrai pour les grands expéditeurs (dont 98% ont un TMS), 89% des petits expéditeurs en utilisent également un.

Un TMS est une technologie essentielle pour presque tous les expéditeurs:

• 98% des grandes entreprises utilisent un TMS
• 83% des petites entreprises utilisent un TMS

Choisir le bon TMS pour votre entreprise

Les expéditeurs ont accès à une variété d'options TMS. La clé pour choisir le bon TMS est d'en sélectionner un qui correspond au niveau de complexité de votre réseau.

Petites entreprises

Si vous êtes une petite entreprise qui déplace quelques charges par semaine, un TMS peut être excessif et vous pouvez gérer avec succès votre chaîne d'approvisionnement à l'aide de feuilles de calcul et d'e-mails.

De nombreux petits expéditeurs utilisent les plateformes technologiques de leurs fournisseurs. Les petits expéditeurs peuvent également rechercher des solutions prêtes à l'emploi qui nécessitent très peu de configuration avec des structures de paiement mensuelles ou par chargement simples et économiques.

Grandes entreprises

Au fur et à mesure que vous augmentez le niveau de complexité de votre réseau (plusieurs chargements par semaine, une base de transporteurs plus importante, plusieurs modes, plusieurs installations d'expédition), vous voudrez probablement investir dans un TMS complet pour automatiser vos processus et fournir une vue centralisée de vos opérations.

Envisagez un TMS basé sur le cloud

Quel que soit le TMS que vous recherchez, il est important de savoir si la technologie est basée sur le cloud ou sur site.

Sur site les systèmes sont physiquement installés dans les locaux d'un expéditeur et doivent être chargés manuellement sur les ordinateurs locaux par un fournisseur de TMS.

Ces systèmes demandent plus de main-d’œuvre à mettre en œuvre et moins propices à l’accès à distance, et sont donc de moins en moins populaires parmi les expéditeurs.

Basé sur le cloud les systèmes sont les plus répandus, car ils sont plus faciles à mettre en œuvre, nécessitent moins d'entretien, sont accessibles à distance par les employés, sont généralement plus rentables.

Étant donné que les systèmes basés sur le cloud sont accessibles de n'importe où, ce type de TMS est une solution plus fiable, d'autant plus que les effectifs à distance sont devenus plus courants.

gestion du transport de Coyote (CTM), par exemple, propose un TMS basé sur le cloud, permettant aux expéditeurs et à leurs équipes d'exploitation CTM dédiées de visualiser et d'exécuter leur réseau à domicile, sur la route ou au bureau.

Besoin d'aide? Envisagez une solution externalisée

En plus de fournir une solution numérique, de nombreux fournisseurs de TMS proposent des services externalisés de gestion des transports (également appelés solutions TMS gérées).

Les solutions TMS gérées comprennent généralement:

• Équipe d'assistance dédiée
• Création, suivi et reporting de KPI
• Gestion des appels d'offres
• Implémentations d'amélioration continue
• Optimisation du réseau
• Stratégies de prévision et de réduction des coûts

Les expéditeurs choisissent d'externaliser la gestion de leur transport en raison d'un manque d'expertise interne en matière de chaîne d'approvisionnement ou de difficultés à recruter des talents dans la chaîne d'approvisionnement.

En règle générale, les expéditeurs disposent d'une petite équipe interne qui travaille en étroite collaboration avec une équipe dédiée du fournisseur de TMS.

L'équipe TMS se chargera des opérations quotidiennes, de la gestion des transporteurs et de l'analyse du réseau, tandis que l'équipe de l'expéditeur se concentrera sur la stratégie globale.

L'externalisation est une excellente option pour les expéditeurs qui souhaitent augmenter leur flexibilité, évoluer rapidement et / ou libérer davantage de ressources pour se concentrer sur leur cœur de métier.

Hébergez un appel d'offres pour comparer vos options TMS

La meilleure façon de savoir quel fournisseur de TMS convient le mieux à votre entreprise est de faire des recherches, puis d'héberger un RFP (demande de proposition).

Un TMS est un gros investissement, tant sur le plan financier qu'opérationnel, il est donc important d'examiner attentivement vos options.

Lorsque vous commencez à examiner les fournisseurs pour un appel d'offres, tenez compte des questions suivantes:

• Quelle est la complexité de votre réseau de transport?
• De combien de charges avez-vous besoin pour déplacer sur une base quotidienne / hebdomadaire / mensuelle?
• Quelles lacunes du réseau essayez-vous de résoudre?
• Quels types de données et de fonctionnalités de rapport sont les plus importants pour vous?
• Êtes-vous équipé pour interpréter vos propres données réseau et créer un plan pour apporter des améliorations opérationnelles?

Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre un TMS?

La mise en œuvre d'un TMS peut prendre entre 1 et 2 mois (pour les petits expéditeurs) et 3 à 6 mois (pour une grande entreprise).

Ce laps de temps comprend tout entre la réunion de lancement initiale et la mise en service du système.

En fin de compte, cela dépendra du niveau de complexité de votre réseau et du nombre d'autres systèmes avec lesquels le TMS doit s'intégrer.

Un bon fournisseur de TMS travaillera en étroite collaboration avec votre équipe pendant le processus de mise en œuvre et aidera votre équipe à être opérationnelle.

La mise en œuvre du TMS prend généralement 1 à 2 mois pour les petits expéditeurs et 3 à 6 mois pour les réseaux plus grands et plus complexes.

TMS: votre clé pour être un expéditeur stratégique

Alors que la technologie joue un rôle de plus en plus important dans l'industrie de la chaîne d'approvisionnement, un TMS est un outil essentiel pour presque tous les expéditeurs.

Que vous implémentiez un système d'entreprise robuste dans plusieurs unités commerciales ou que vous utilisiez un système gratuit basé sur le cloud, un TMS vous aidera à:

• Obtenez une vue claire de votre réseau
• Prenez de meilleures décisions
• Automatisez les processus manuels
• Réduisez vos dépenses de transport

Découvrez comment Coyote Transportation Management a aidé CSM Bakery Solutions, un leader international de l'industrie de la boulangerie,  obtenir une plus grande transparence à travers leur fret européen entrant.