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Comment démarrer un programme d'amélioration continue: 6 étapes simples pour votre chaîne d'approvisionnement

La mise en œuvre d'un programme d'amélioration continue dans votre entreprise peut sembler un projet intimidant, mais je vous promets que le jeu en vaut la chandelle.

De petits changements progressifs peuvent produire des résultats spectaculaires.

En août 2019, nous avons réorganisé notre programme interne d'amélioration continue. À la fin de l'année, nous avons :
  • achevé 260 projets
  • éliminé 270 heures hebdomadaires de tâches redondantes et inutiles (soit environ 19 000 heures par an)
  • amélioré la motivation des employés

 

Malgré la pandémie de COVID-19 , votre organisation peut encore réaliser des améliorations. En 2020 à ce jour, nous avons réalisé 132 projets d'amélioration continue, ce qui nous permet d'économiser environ 120 heures par semaine en tâches sans valeur ajoutée.

Regardez notre panel à la demande pour plus de conseils d'amélioration continue. »

Si vous êtes prêt à vous engager dans une approche cohérente et structurée, vous aussi pouvez mettre en œuvre un programme d'amélioration continue qui rendra vos opérations de chaîne d'approvisionnement plus efficaces.

Examinons ce qu'est l'amélioration continue, pourquoi cela vaut la peine d'y consacrer du temps et explorons les six phases clés de l'amélioration continue avec un exemple concret.

 

Qu'est-ce que l'amélioration continue ?

L'amélioration continue est une approche proactive d'un service à la clientèle de qualité supérieure qui donne la priorité à l'élimination du gaspillage et repose sur la participation active des employés pour trouver des solutions aux difficultés à mesure qu'elles se présentent.

L'amélioration continue implique six phases distinctes qui s'efforcent d'apporter de petites améliorations aux processus et produits, dans le but d'améliorer la qualité et de réduire le gaspillage.

Graphique 1

De plus, ce processus se distingue par :

  • Un cycle continu de changement positif et d'implication des employés
  • Un processus axé sur les indicateurs pour analyser et améliorer continuellement les performances
  • Une stratégie d'amélioration progressive étape par étape

Les principes de base de l'excellence opérationnelle sont de petites améliorations de processus simples qui peuvent rendre votre entreprise plus efficace, quelle que soit sa taille ou son secteur.

 

Petits changements, grands résultats

Certains projets d'amélioration continue sont des révisions opérationnelles à grande échelle, mais la grande majorité sont de petits ajustements progressifs mis en œuvre par des membres influents de l'équipe au sein de chaque service, plutôt que dans toute l'organisation.

Un programme d'amélioration continue réussi ne repose pas sur la prise de grandes décisions stratégiques par le leadership, mais incite plutôt les employés et les cadres de première ligne à mettre en œuvre de petites améliorations qui donnent des résultats mesurables.

De petits ajustements apportés par les employés de première ligne sont la base d'un programme d'amélioration continue réussi.

 

Jeter les bases d'une amélioration continue

Voici quelques principes clés à garder à l'esprit lorsque vous configurez votre programme d'amélioration continue.

 

La curiosité et le dévouement sont des éléments fondamentaux de l'amélioration continue.

Le premier objectif de l'amélioration continue est de découvrir les lacunes organisationnelles qui vous empêchent d'atteindre plus de productivité et de succès. Ce processus de découverte demande de l'engagement et de la curiosité.

Posez une ou deux questions simples au début de votre processus.

Question centrale : Quels obstacles nous empêchent d'optimiser nos opérations de chaîne d'approvisionnement ? Comment pouvons-nous éliminer le gaspillage et les inefficacités ?

 

Il est impératif de mener une enquête objective sur vos systèmes et processus actuels.

Élaborez une enquête claire qui répond à votre proposition de "correctif". C'est primordial pour l'efficacité de l'amélioration continue.

Hypothèse : il nous manque une approche cohérente et structurée pour analyser les problèmes et développer des solutions.

 

Énoncez clairement votre objectif et partagez-le largement avec toutes les personnes impliquées.

Objectif : créer une culture d'amélioration continue qui aide à fournir un produit de premier ordre pour les clients internes et externes.

 

PARS : de quoi s'agit-il et pourquoi vous devriez l'utiliser

Nous vous recommandons d'utiliser PARS (Problème, Action, déclaration de résultat) pour vous aider à cataloguer clairement votre processus - quels problèmes fondamentaux avez-vous identifiés, quelles mesures avez-vous prises pour tenter de les résoudre et comment votre plan s'est-il déroulé ?

PARS fournit un résumé de votre problème d'exploitation en définissant clairement :

  1. Problème auquel vous faites face
  2. Mesures prises pour résoudre le problème
  3. Résultats obtenus grâce à votre processus d'amélioration continue

 

Les 6 phases de l'amélioration continue

  1. Évaluer la situation actuelle
  2. Identifier le problème principal
  3. Établir un objectif cible
  4. Élaborer une stratégie
  5. Mesurer l'efficacité
  6. Célébrer le succès

Maintenant que vous avez les bases en main, approfondissons les 6 phases de l'amélioration continue avec un exemple réel.

 

Résumé du problème

Un expéditeur de produits alimentaires dépensait 98 000 $ (87 310 €) par an en accessoires évitables sur les expéditions de l'USDA (Département de l'agriculture des États-Unis) en raison d'une mauvaise planification des rendez-vous dans une installation.

Voici les détails :

  • Un grand distributeur alimentaire national (l'un des expéditeurs gérés par Coyote ) avait des problèmes de prise de rendez-vous dans une installation pour les expéditions USDA.
  • Ces expéditions nécessitaient qu'un inspecteur de l'USDA soit sur place lorsque le chauffeur arrivait pour l'enlèvement, ce qui nécessitait une coordination minutieuse de la planification. Ce n'était pas le cas.
  • Il y avait une déconnexion entre le distributeur de produits alimentaires, l'installation, les représentants du service à la clientèle et les transporteurs. Les transporteurs se présentaient régulièrement à l'installation lorsqu'aucun inspecteur de l'USDA n'était sur place, en raison de rendez-vous d'enlèvement mal définis.
  • La prise de rendez-vous est un problème de logistique courant, mais ce petit problème a coûté au distributeur alimentaire 98 000 $ (€87,310) chaque année en frais accessoires.

Cette situation était idéale pour un projet d'amélioration continue.

 

Phase 1 : évaluer l'état actuel

Reconnaître l'état actuel de votre opération vous permettra de distinguer plus facilement les points douloureux puis de mettre en œuvre des stratégies d'amélioration.

Dans ce scénario, nous observons :

  • Les transporteurs ont du mal à planifier les rendez-vous d'expédition
  • Il y a une déconnexion procédurale entre le distributeur alimentaire, l'installation d'expédition, l'équipe des opérations Coyote et les transporteurs
  • Les rendez-vous d'enlèvement manqués sont réguliers
  • Environ 98 000 $ (87 310 €) de fais accessoires (c.-à-d. commandes de camions non utilisées (TONU), escales, détention, etc.)
  • Rendez-vous de livraison très mauvais

 

Phase 2 : identifier le problème principal

Le problème consiste à déterminer la situation dans laquelle vous vous trouvez et celle où vous voulez être.

Il s'agit de la première étape du processus PARS.

Dans ce scénario, le problème principal est :

  • Mauvaise communication systémique entraînant des rendez-vous d'enlèvement des chargements de l'USDA alors qu'aucun inspecteur de l'USDA ne serait sur place, ce qui empêchait le conducteur de charger.

 

Phase 3 : établir un objectif cible

Avant d'élaborer une stratégie d'amélioration solide, il est important d'établir votre ou vos objectifs cibles afin de savoir vers quoi travailler et comment mesurer les progrès.

Dans ce scénario, nos objectifs sont les suivants :

  • Éliminer les frais accessoires évitables
  • Rationaliser la communication entre toutes les parties impliquées dans les expéditions USDA du distributeur alimentaire
  • Coordonner les horaires de toutes les parties impliquées
  • Améliorer l'efficacité opérationnelle
  • Améliorer les performances d'enlèvement à l'heure

 

Phase 4 : élaborer une stratégie

Il est extrêmement important d'inclure les membres de l'équipe dans le processus de cartographie de la stratégie, car cela augmente l'adhésion et stimule le moral.

Nous vérifions régulièrement les paramètres de base et, dans ce cas, nous avons remarqué une augmentation des dépenses accessoires pour ces expéditions. Pour en examiner la cause, nous avons pris les mesures suivantes.

Voici un aperçu de notre approche :

  • Utiliser le diagramme en arête de poisson/Ishikawa en interne afin que chaque membre de l'équipe puisse apporter ses idées et développer une stratégie cohérente (c.-à-d. déterminer les principales parties impliquées, proposer des solutions, noter les avantages et les défis pour parvenir à une solution)
  • Organisation de réunions hebdomadaires permettant aux membres de l'équipe de partager leurs observations et de réfléchir à des solutions

Graphique 2

Phase 5 : mesurer l'efficacité

Afin de mesurer l'efficacité de vos améliorations, il est important d'analyser l'efficacité de vos actions par rapport à vos objectifs cibles.

Vous devez suivre les projets et mesurer les améliorations sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle pour maximiser l'impact du processus d'amélioration continue.

L'analyse des actions entreprises est la deuxième étape du processus PARS.

Dans ce scénario, notre équipe des opérations a pris les mesures suivantes:

  • Coordonné un appel avec notre contact de la société de distribution alimentaire pour parler des tendances que nous avons remarquées et des problèmes que nous avons observés
  • Parlé aux transporteurs et à l'installation et noté que des problèmes se posaient parce qu'ils ne pouvaient pas se mettre en contact avec un inspecteur de l'USDA sur place
  • Demandé une heure d'enlèvement différente à l'établissement, qui a déplacé notre créneau d'enlèvement à une heure plus agréable afin de réduire les enlèvements ratés et les frais accessoires

 

Phase 6 : célébrer le succès

Célébrer le succès de vos nouvelles procédures et stratégies est une étape importante du processus d'amélioration continue.

C'est également l'occasion de renforcer votre organisation tout en favorisant une culture d'équipe composée d'individus engagés dans l'amélioration continue.

L'enregistrement et la communication de vos résultats constituent la troisième étape du processus PARS.

Voici quelques-uns des résultats que nous avons obtenus dans ce scénario :

  • Le distributeur alimentaire a économisé environ 85 000 $ (75 650 €) par an
  • Diminution de 84,81 % des dépenses accessoires d'un mois à l'autre pour les commandes USDA
  • Élimination de 4 heures par semaine d'échange d'e-mails inutiles, auparavant dédiés à la résolution des problèmes le jour de la livraison
  • Volume de courrier électronique considérablement réduit pour l'équipe des opérations de Coyote, le client et les transporteurs
  • Diminution des demandes accessoires de l'USDA liées au fait que le produit n'était pas prêt lorsqu'il était incorrectement programmé

 

Comment célébrer le succès

Pour célébrer le succès, notre équipe :

  • Distribue des courriels à l'échelle du département (mensuellement, trimestriellement et annuellement) pour reconnaître les équipes opérationnelles ayant le plus grand nombre moyen de projets par représentant
  • Reconnaît les personnes qui ont conceptualisé et géré le plus grand nombre de projets
  • Donne aux commerciaux la possibilité de présenter leurs projets à la direction pour obtenir des commentaires
  • Permet aux gagnants mensuels des équipes de présenter le PARS pour leur projet
  • Donne aux gagnants d'équipe trimestriels une prime d'équipe ponctuelle
  • Offre au gagnant annuel de l'équipe un dîner d'équipe
  • Attribue au gagnant individuel annuel une prime annuelle ponctuelle

 

Créer une culture d'amélioration continue

Pour nous, la partie la plus importante du processus d'amélioration continue, du point de vue du leadership, est de donner aux individus les moyens de prendre des décisions et d'améliorer eux-mêmes les inefficacités.

Tout le monde dans notre organisation a la capacité de suggérer et de mettre en œuvre des changements, et cela a un impact sur toute notre culture.

Les nouveaux commerciaux sont initiés à l'amélioration continue dès leur arrivée, et chaque membre de l'équipe participe aux réunions hebdomadaires du département qui sont dédiées aux efforts d'amélioration continue.

 

L'amélioration continue fait partie de notre culture : chaque membre de l'entreprise doit suggérer et mettre en œuvre des changements. 

 

Les résultats quantitatifs des améliorations même les plus élémentaires permettent aux membres de l'équipe de suivre leur succès et de voir comment leurs projets d'amélioration continue produisent des changements durables et percutants.

  • En interne, cela facilite grandement l'adhésion des membres de notre équipe, car ils sont enthousiasmés par les résultats de leurs idées et de leur mise en œuvre.
  • En externe, nos clients sont en mesure de voir clairement la valeur que nous leur apportons grâce à notre engagement à réduire les coûts tout au long du processus d'amélioration continue.

 

L'engagement est la clé du succès

Créer une culture d'amélioration continue au sein de votre entreprise demande un engagement, mais c'est possible, et les résultats en valent la peine.

Et rappelez-vous que le processus d'amélioration continue ne dépend que de cela : une amélioration de nature continue. Même s'il peut s'avérer passionnant, un feu d'artifice de gains rapides ne doit pas vous faire abandonner la structure de base.

Vous pouvez obtenir les mêmes résultats dynamiques, avec un minimum de programmes, de services ou d'effectifs supplémentaires.

Tout commence par la curiosité, des objectifs clairs et un engagement à suivre vos progrès.

 

Besoin d'aide pour mettre en œuvre un programme d'amélioration continue dans votre chaîne d'approvisionnement ? Coyote peut vous aider. Parlez à un spécialiste de la chaîne d'approvisionnement gérée pour commencer.

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