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So starten Sie ein Programm zur kontinuierlichen Verbesserung: 6 einfache Schritte für Ihre Lieferkette

Die Implementierung eines Programms zur kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Unternehmen kann wie ein gigantisches Projekt erscheinen, aber ich verspreche Ihnen, dass die Vorteile den Aufwand bei weitem überwiegen.

Kleine, inkrementelle Änderungen können zu dramatischen Ergebnissen führen.

Im August 2019 haben wir unser internes Programm zur kontinuierlichen Verbesserung überarbeitet. Bis Ende des Jahres haben wir:
  • 260 Projekte abgeschlossen
  • 270 Wochenstunden redundanter und unnötiger Arbeiten eliminiert (das sind ~ 19.000 Stunden pro Jahr)
  • Die Motivation der Mitarbeiter erhöht

 

Trotz der COVID-19 Pandemie kann Ihre Organisation noch Verbesserungen erzielen. Bis heute haben wir im Jahr 2020 132 Projekte zur kontinuierlichen Verbesserung abgeschlossen, wodurch wir geschätzte 120 Stunden pro Woche an nicht wertschöpfenden Tätigkeiten einsparen.

Sehen Sie sich unser On-Demand-Panel an. Dort finden Sie weitere Tipps zur kontinuierlichen Verbesserung.“

Wenn Sie bereit sind, sich auf einen konsistenten, strukturierten Ansatz festzulegen, können auch Sie ein Programm zur kontinuierlichen Verbesserung implementieren, das den Betrieb Ihrer Supply Chain effizienter macht.

Schauen wir uns an, was kontinuierliche Verbesserung ist, warum sie sich lohnt, und untersuchen wir die sechs Schlüsselphasen der kontinuierlichen Verbesserung anhand eines Beispiels aus der Praxis.

 

Was ist kontinuierliche Verbesserung?

Kontinuierliche Verbesserung ist ein proaktiver Ansatz zur Umsetzung eines optimalen Kundenservice, der die Beseitigung von Verschwendung priorisiert und sich auf die aktive Beteiligung der Mitarbeiter stützt, um Lösungen für auftretende Herausforderungen zu entwickeln.

Kontinuierliche Verbesserung beinhaltet sechs verschiedene Phasen, die kleine Verbesserungen bei Prozessen und Produkten anstreben, mit dem Ziel, die Qualität zu steigern und Verschwendung zu reduzieren.

Grafik 1

Außerdem unterscheidet sich dieser Prozess aus durch:

  • Einen kontinuierlichen Zyklus positiver Veränderungen und der Mitarbeiterbeteiligung
  • Einen durch Metriken gesteuerten Prozess zur kontinuierlichen Überprüfung und Verbesserung der Leistung
  • Eine inkrementelle Schritt-für-Schritt-Verbesserungsstrategie

Die folgenden Grundprinzipien der 'Operational Excellence' sind kleine, einfache Prozessverbesserungen, die Ihr Unternehmen unabhängig von Größe oder Branche effizienter machen können.

 

Kleine Änderungen, große Ergebnisse

Bei manchen Projekten zur kontinuierlichen Verbesserung handelt es sich um umfassende operative Umstrukturierungen. Bei der überwiegenden Mehrheit handelt es sich jedoch um kleine, inkrementelle Optimierungen, die von den Mitgliedern des Kernteams in den einzelnen Abteilungen und nicht als Großprojekt im gesamten Unternehmen durchgeführt werden.

Ein erfolgreiches Programm zur kontinuierlichen Verbesserung setzt nicht voraus, dass die Führung große strategische Entscheidungen trifft, sondern fordert Mitarbeiter und Manager an vorderster Front dazu auf, kleine Verbesserungen umzusetzen, die zu messbaren Ergebnissen führen.

Kleine Verbesserungen, die von Mitarbeitern an vorderster Front vorgenommen werden, sind die Grundlage für ein erfolgreiches Programm zur kontinuierlichen Verbesserung. “

 

Grundsteinlegung für kontinuierliche Verbesserungen

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Voraussetzungen, die Sie beim Einrichten Ihres Programms zur kontinuierlichen Verbesserung berücksichtigen sollten.

 

Neugier und Engagement sind grundlegende Elemente kontinuierlicher Verbesserung.

Das erste Ziel der kontinuierlichen Verbesserung besteht darin, organisatorische Lücken zu entdecken, die Sie daran hindern, mehr Produktivität und Erfolg zu erzielen. Dieser Entdeckungsprozess erfordert Engagement und Neugier.

Stellen Sie zu Beginn Ihres Prozesses eine oder zwei einfache Fragen.

Zentrale Frage(n): Welche Barrieren hindern uns daran, unsere Lieferkettenabläufe zu optimieren? Wie können wir Verschwendung und Ineffizienzen beseitigen?

 

Eine objektive Untersuchung Ihrer aktuellen Systeme und Prozesse ist unerlässlich.

Entwickeln Sie eine klare Fragestellung, die sich mit Ihrem vorgeschlagenen „Fix“ befasst. Dies ist von größter Bedeutung für die Wirksamkeit einer kontinuierlichen Verbesserung.

Hypothese: Uns fehlt ein konsistenter, strukturierter Ansatz zur Analyse von Herausforderungen und zur Entwicklung von Lösungen.

 

Formulieren Sie Ihr Ziel klar, und teilen Sie es allen Beteiligten mit.

Ziel: Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, die dazu beiträgt, sowohl internen als auch externen Kunden ein erstklassiges Produkt zu liefern.

 

PARS: Was sie sind und warum Sie sie nutzen sollten

Wir empfehlen die Verwendung von PARS (Problem / Action / Results Statements), um Ihren Prozess klar zu katalogisieren. Welche Kernprobleme haben Sie identifiziert, welche Maßnahmen haben Sie ergriffen, um sie zu lösen, und wie hat Ihr Plan funktioniert?

Das PARS-Modell ermöglicht eine Zusammenfassung Ihres operativen Problems, indem es Folgendes klar definiert:

  1. Das Problem, vor dem Sie stehen
  2. Maßnahmen zur Behebung des Problems
  3. Ergebnisse, die durch Ihren kontinuierlichen Verbesserungsprozess erzielt werden

 

Die 6 Phasen der kontinuierlichen Verbesserung

  1. Bewerten Sie die aktuelle Situation
  2. Identifizieren Sie das Hauptproblem
  3. Legen Sie ein Ziel fest
  4. Planen Sie eine Strategie
  5. Messen Sie die Wirksamkeit
  6. Feiern Sie den Erfolg

Nachdem Sie die Grundlagen verstanden haben, lassen Sie uns anhand eines Beispiels aus dem wirklichen Leben in die 6 Phasen der kontinuierlichen Verbesserung eintauchen.

 

Zusammenfassung des Problems

Ein Lebensmittelverlader gab jährlich $98.000 (87.310 €) für vermeidbare Nebenleistungen für USDA-Sendungen (US-Landwirtschaftsministerium) aus, da die Terminplanung einer Einrichtung schlecht war.

Hier sind die Details:

  • Ein großer nationaler Lebensmittelhändler (ein Coyote-Managed-Transportation-Verlader) Versender) hatten Probleme mit der Terminplanung von USDA-Sendungen aus einer Einrichtung.
  • Für diese Sendungen musste ein USDA-Inspektor vor Ort sein, wenn der Fahrer zur Abholung eintraf, was eine sorgfältige Koordination der Planung erforderte. Dies geschah nicht.
  • Es gab keine Koordination zwischen dem Lebensmittelhändler, der Einrichtung, den Kundendienstmitarbeitern und den Frachtführern. Die Frachtführer kamen routinemäßig zur Einrichtung, wenn kein USDA-Inspektor vor Ort war, da die Abholtermine falsch festgelegt waren.
  • Terminplanung ist ein häufiges logistisches Problem, aber dieses kleine Problem kostete den Lebensmittelhändler $98.000 (€87,310) jährlich an Nebenleistungen.

Diese Situation war der perfekte Fall für ein Projekt zur kontinuierlichen Verbesserung.

 

Phase Eins: Aktuellen Zustand bewerten

Wenn Sie den aktuellen Status Ihrer Operation zur Kenntnis nehmen, können Sie die Problempunkte leichter herausarbeiten und anschließend Verbesserungsstrategien implementieren.

In diesem Szenario beobachten wir:

  • Frachtführer haben Probleme bei der Planung von Versandterminen
  • Zwischen dem Lebensmittelhändler, der Versandeinrichtung, dem Coyote-Betriebsteam und den Frachtführern funktioniert die Koordination der Prozeduren nicht
  • Verpasste Abholtermine sind der Regelfall
  • Etwa $98.000 (87.310 €) für Nebenleistungen (z. B. nicht genutzte LKW-Bestellungen, Zwischenstopps, Zeitverzug usw.)
  • Unpräzise Liefertermine

 

Phase Zwei: Hauptproblem identifizieren

Hierbei sollte die Diskrepanz zwischen dem Istzustand und dem Sollzustand ermittelt werden.

Dies ist der erste Schritt im PARS-Prozess.

In diesem Szenario ist das Hauptproblem:

  • Systemische Fehlkommunikation führt zu Abholterminen für USDA-Ladungen, wenn kein USDA-Inspektor vor Ort ist, was dazu führt, dass der Lkw nicht beladen werden kann.

 

Phase Drei: Ziel festlegen

Bevor Sie eine solide Verbesserungsstrategie festlegen, ist es wichtig, Ihre Zielvorgaben festzulegen, damit Sie wissen, worauf Sie hinarbeiten und wie Sie den Fortschritt messen können.

In diesem Szenario sind unsere Ziele:

  • Vermeiden vermeidbarer Nebenleistungen
  • Optimierung der Kommunikation zwischen allen an den USDA-Sendungen des Lebensmittelhändlers Beteiligten
  • Koordinieren der Zeitpläne aller Beteiligten
  • Verbesserung der betrieblichen Effizienz
  • Verbesserung der Abholpünktlichkeit

 

Phase vier: Strategie ausarbeiten

Die Einbeziehung von Teammitgliedern in den Strategie-Mapping-Prozess ist unglaublich wichtig, da dies das Buy-In erhöht und die Moral steigert.

Wir erfassen regelmäßig die wichtigsten Messdaten ein und haben in diesem Fall einen Anstieg der Ausgaben für Nebenleistungen für diese Sendungen festgestellt. Um die Ursache dafür zu untersuchen, haben wir die folgenden Maßnahmen ergriffen.

Hier unser Ansatz:

  • Wir verwendeten intern ein Fischgräten / Ishikawa-Diagramm , damit jedes Teammitglied seine Ideen einbringen und eine kohärente Strategie entwickeln kann (d.h. die beteiligten Kernparteien bestimmen, Lösungen vorschlagen, die Vorteile und Herausforderungen einer Lösung feststellen)
  • Durchführung wöchentlicher Meetings, in denen die Teammitglieder ihre Beobachtungen und Brainstorming-Lösungen austauschen

Grafik 2

Phase fünf: Wirksamkeit messen

Um die Wirksamkeit Ihrer Verbesserungen beurteilen zu können, ist es wichtig, die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen in Bezug auf Ihre Zielvorgaben zu analysieren.

Sie sollten die Projekte verfolgen und die Verbesserungen monatlich, vierteljährlich und jährlich messen, um die Wirkung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu maximieren.

Die Analyse der ergriffenen Maßnahmen ist der zweite Schritt im PARS-Prozess.

In diesem Szenario hat unser Betriebsteam die folgenden Maßnahmen ergriffen:

  • Es koordinierte einen Anruf bei unserem Ansprechpartner bei der Lebensmittelvertriebsfirma, um über die beobachteten Muster und Probleme zu sprechen.
  • Es sprach mit den Frachtführern und der Einrichtung und stellte fest, dass Probleme auftraten, weil die Koordination mit einem USDA-Inspektor vor Ort nicht klappte
  • Es verlangte bei der Einrichtung eine andere Abholzeit an, wodurch unser Abholzeitraum auf eine passendere Zeit verschoben wurde und verpasste Abholungen und Nebenleistungen vermieden wurden.

 

Phase Sechs: Erfolg feiern

Das Feiern des Erfolgs Ihrer neuen Verfahren und Strategien ist eine wichtige Phase des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

Es ist auch eine Gelegenheit, Ihre Organisation zu stärken und gleichzeitig eine teamorientierte Kultur zu fördern, die sich aus Personen zusammensetzt, die sich für kontinuierliche Verbesserungen einsetzen.

Das Aufzeichnen und Berichten Ihrer Ergebnisse ist der dritte Schritt des PARS-Prozesses.

Hier sind einige der Ergebnisse, die wir in diesem Szenario erzielt haben:

  • Der Lebensmittelhändler spart rund $85.000 (€ 75.650) pro Jahr
  • Die monatlichen Zusatzausgaben für USDA-Bestellungen wurden auf 84,81% gesenkt
  • 4 Stunden pro Woche für unnötigen E-Mail-Austausch zur Klärung von Problemen am Tag der Lieferung entfielen
  • Deutlich geringeres E-Mail-Volumen für das Coyote-Betriebsteam, den Kunden und die Frachtführer
  • Weniger Anforderungen von Nebenleistungen durch die USDA wegen nicht lieferbereiten Produkten aufgrund falscher Planung

 

Wie man Erfolg feiert

Um den Erfolg zu feiern, tut unser Team regelmäßig Folgendes:

  • Es verteilt abteilungsweit E-Mails (monatlich, vierteljährlich und jährlich), um Betriebsteams mit der höchsten durchschnittlichen Anzahl von Projekten pro Mitarbeiter anzuerkennen
  • Es erkennt die Personen an, die die meisten Projekte konzipiert und gesteuert haben
  • Es gibt den Kundenbetreuern die Möglichkeit, ihre Projekte der Geschäftsleitung zur Rückmeldung vorzulegen
  • Es ermöglicht Monats-Gewinnerteams, die PARS für ihr Projekt vorzustellen
  • Es gibt Quartals-Gewinnerteams einen einmaligen Teambonus
  • Es spendiert dem Jahres-Gewinnerteam ein Teamdinner
  • Es verleiht dem Jahres-Einzelsieger einen einmaligen Jahresbonus

 

Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

Für uns besteht der wichtigste Teil des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses aus Sicht der Führung darin, den Einzelnen zu befähigen, selbst Entscheidungen zu treffen und Ineffizienzen zu beseitigen.

Jeder in unserer Organisation kann Änderungen vorschlagen und umsetzen, was sich auf unsere gesamte Kultur auswirkt.

Neue Mitarbeiter werden im Rahmen ihres Onboarding in die kontinuierliche Verbesserung eingeführt, und jedes Teammitglied wird in wöchentliche Whiteboarding-Meetings der Abteilungen einbezogen, die sich der kontinuierlichen Verbesserung widmen.

 

Kontinuierliche Verbesserung ist ein Teil unserer Kultur: Jeder in unserer Organisation ist dafür verantwortlich, Änderungen vorzuschlagen und umzusetzen. 

 

Die quantitativen Ergebnisse selbst der einfachsten Verbesserungen ermöglichen es den Teammitgliedern, ihren Erfolg mitzuverfolgen und zu sehen, wie ihre inkrementellen Verbesserungsprojekte zu wirksamen und dauerhaften Veränderungen führen.

  • Intern erleichtert dies die Sicherung des Buy-ins bei unseren Teammitgliedern erheblich, da sie von den Ergebnissen ihrer Ideenfindung und Implementierung begeistert sind.
  • Extern können unsere Kunden den klaren Wert erkennen, den wir ihnen bieten, da wir uns während des gesamten kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu Kosteneinsparungen verpflichten.

 

Engagement ist der Schlüssel zum Erfolg

Die Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Unternehmen erfordert Engagement, ist jedoch möglich und die Ergebnisse sind es wert.

Und denken Sie daran, dass es im kontinuierlichen Verbesserungsprozess genau darauf ankommt: Verbesserungen kontinuierlich durchzuführen. Explosionsartige "Quick Wins" sind zwar aufregend, aber kein zwingender Grund, die Struktur aufzugeben.

Sie können mit minimalen Programmen, Services oder Mitarbeitern oder ganz ohne diese ähnlich dynamische Ergebnisse erzielen.

Alles beginnt mit Neugier, klaren Zielen und der Selbstverpflichtung, den Fortschrittsprozess durchzuhalten.

 

Benötigen Sie Hilfe bei der Implementierung eines Programms zur kontinuierlichen Verbesserung in Ihrer Lieferkette? Coyote kann helfen. Sprechen Sie mit einem Managed Supply Chain-Spezialisten um loszulegen.

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